Mikä lean?
Alun perin autoteollisuudesta muille toimialoille levinnyt lean tarjoaa työkaluja ja menetelmiä työn jatkuvalle parantamiselle. Tavoitteena on maksimoida arvontuotto ja poistaa arvoa tuottamattomat prosessit eli hukka. Hukan muotoja ovat mm. turha odottelu, ylituotanto ja virheet. Tunnistamalla ja poistamalla hukkaa voidaan parantaa kilpailukykyä myös rakennusalalla niin varsinaisessa rakentamisessa kuin suunnittelussakin.
Rakentamisessa lean-menetelmiä on hyödynnetty jo pitkään, mm. Last Planner -työkalu on ollut käytössä työmailla. Lean -menetelmien käyttö on kuitenkin laajentunut rakennustyömaan ohjauksesta myös suunnittelun ohjaukseen.
Suunnittelun ohjauksella kohti yhteisiä tavoitteita
Suunnittelulla on merkittävä rooli rakennushankkeen onnistumiseen. Suunnittelussa tehtävillä valinnoilla ja ratkaisuilla määritetään rakennuksen tai kohteen kestävyys, laatu ja toiminnallisuus.
Suunnittelun ohjauksella suunnittelijoita opastetaan aktiivisesti, jotta saavutetaan hankkeen tavoitteiden kannalta parhaat ja yhteensopivat ratkaisut. Rakennuttajakonsultti voi myös ohjata ja varmistaa, että hankkeelle sovitut tavoitteet, esimerkiksi kestävyyteen liittyen, toteutuvat eri suunnittelualojen osalta.
Rakennuttajalla, suunnittelijalla ja urakoitsijalla voi olla erilaisia näkemyksiä esimerkiksi käytettävistä toimintatavoista Rakennuttajakonsultin on oleellista ymmärtää eri näkökulmat sekä pyrkiä huomioimaan ne hyödyntäessään leaniä suunnittelun ohjauksessa, jotta ristiriidoilta vältytään ja kaikki hankkeen toimijat työskentelevät mahdollisimman tehokkaasti saman päämäärän eteen.
Leanin hyödyntäminen suunnittelun ohjauksessa kolmessa vaiheessa
Leania hyödynnettäessä on tärkeää ymmärtää, miksi menetelmät halutaan ottaa hankkeessa käyttöön, ja mitä hyötyä siitä on. Rakennuttajakonsultin tulee ymmärtää leanin periaatteiden ja menetelmien hyödyntämisen syyt osatakseen perustella ne myös muille hankkeen osapuolille.
Kun lean-menetelmiä hyödynnetään suunnittelun ohjauksessa, jo ennen suunnittelun aloittamista tulee huomioida monia asioita. Leanin hyödyntäminen voidaankin oikeastaan jakaa kolmeen vaiheeseen: valmistelu, suunnittelun hankinta ja suunnittelu.
Valmisteluvaiheessa pyritään löytämään tavoitteet leanin hyödyntämisen taustalla. Lisäksi tutkitaan, mitkä lean -menetelmät ja toimintatavat voisivat sopia juuri kyseiseen hankkeeseen ja auttaa aiemmin asetettujen tavoitteiden saavuttamisessa.
Kun eri vaihtoehtoja on selvitetty, voidaan valita hankkeeseen ja sen tavoitteisiin sopivat lean -suunnittelun ohjausmenettelyt. Hankkeessa voidaan päättää hyödyntää esim. Big room-toimintaa, jossa kokoonnutaan samaan tilaan tekemään töitä joko jatkuvasti tai säännöllisin väliajoin työpajatyyppisesti ongelman ratkaisua varten.
Suunnittelun hankintavaiheessa laaditaan suunnittelutarjouspyynnöt ja kirjataan valitut toimintatavat tarjouspyyntöihin, jotta tarjoajat osaavat ottaa ne huomioon jo tarjouksia tehdessään. Tarjouspyyntöön voidaan kirjata esimerkiksi, että hankkeessa hyödynnetään Big room-työskentelyä, ja suunnittelijoiden tulee osallistua viikoittaisiin Big room-työpajoihin.
Lisäksi tässä vaiheessa voidaan asettaa suunnittelijoiden valintakriteeriksi heidän kykynsä ymmärtää leaniä ja toimia sen mukaisesti tai suunnittelijoiden kokemus hankkeista, joissa leaniä on hyödynnetty. Valintakriteereihin voi kirjata myös vaateita muihin tavoitteisiin liittyen. Leanin hyödyntämiseen liittyvät asiat tulee myös kirjata suunnittelusopimuksiin, kun suunnittelijavalinnat on tehty.
Suunnitteluvaiheessa valmisteluvaiheessa asetetut tavoitteet, menetelmät ja toimintaperiaatteet ohjeistetaan ja tarvittaessa koulutetaan kaikille osapuolille. Valitut menetelmät myös otetaan tässä vaiheessa käyttöön, ja niiden avulla voidaan ohjata ja johtaa suunnittelua. Rakennuttajakonsultti voi esimerkiksi toimia Big room-työpajoissa fasilitaattorina. Vaiheen aikana voi ottaa käyttöön myös uusia menetelmiä.
Rakennuttajakonsultti kannustaa ja osallistaa jatkuvaan parantamiseen
Hukkaa tuottavien toimintojen tunnistamisessa ja vähentämisessä osallistavalla ja jatkuvaan parantamiseen kannustavalla ilmapiirillä on suuri merkitys. Rakennuttajakonsultin rooli korostuu tässä, sillä kaikkia hankkeen osapuolia tulee tukea ja kannustaa menetelmien käytössä oman toiminnan huomioimisen lisäksi.
Leanin hyödyntäminen suunnittelun ohjauksessa vaikuttaa myös muihin hankkeen vaiheisiin, tukee koko hankkeen yhteistyötä sekä auttaa aikataulussa pysymisessä.
Mm. Helsingin keskustakirjasto Oodin rakennuttamisprojektissa hyödynnettiin Big Room -työpajoja. Lue lisää aiheesta
Kirjoittajasta:
Marianne Lehtinen toimii Rambollilla rakennuttamisen projekti-insinöörinä. Hän tutki leania rakennushankkeen suunnittelun ohjauksessa rakennuttajakonsultin näkökulmasta vuonna 2020 valmistuneessa diplomityössään: http://urn.fi/URN:NBN:fi:tuni-202011127913