Tiedonhallinnalla tarkoitetaan rakennushankkeessa syntyvän tiedon kuten suunnitelmien, osapuolten tehtävien, erilaisten päätösten ja aikataulujen hallinnointia. Tiedon hallinnointi pitää sisällään ajantasaisen tiedon säilyttämisen, tiedon päivittämisen, eri tietojen vertailun sekä myös jakamisenkin hankkeen eri osapuolten kesken.
Otetaan pieni ajatusleikki: kun perinteisen suomalaisen rakennushankkeen tilaaja kysyy hankkeen projektinjohtajalta, ”missä vaiheessa hanke on menossa, mitä on tehty viimeaikoina ja mitä tehdään seuraavaksi”, kuinka kauan projektinjohtajalta kestää saada kattava ja ajantasainen kokonaiskuva hankkeesta? Projektinjohtaja joutuu käymään läpi muutaman kokouspöytäkirjan, pari sähköpostia, vilkaisemaan erillistä aikatauluohjelmistoa, soittamaan puhelun tai kaksikin, käymään läpi tehtävälistan jne. – kokonaisuutena tähän saattaa kulua jopa useita tunteja.
Nykypäivänä useimpiin rakennushankkeisiin liittyviä tietoja hallinnoidaan hajautetusti monessa eri tietojärjestelmässä ja tietolähteessä:
- suunnittelua tehdään erillisillä suunnitteluohjelmistoilla, joista suunnitelmat tulostetaan tiedostoiksi,
- eri yritysten yhteisessä käytössä olevia tiedostoja hallinnoidaan ”projektipankissa”, kuten Sokoprossa, BEM:missä tai M-files:issa,
- tiedostoja taas katsellaan erillisellä ohjelmistoilla (esim. tietomalliohjelmistoilla), jolloin tiedostot täytyy ladata projektipankista katselijan omalle tietokoneelle / oman yrityksen verkkolevylle,
- aikataulua hallinnoidaan erillisessä aikatauluohjelmistossa, josta on otettu ajantasainen tuloste em. projektipankkiin,
- kustannuksia hallinnoidaan erillisessä kustannustenhallintaohjelmistossa,
- hankkeen tehtäviä hallinnoidaan useassa eri lähteessä (osa tehtävistä erilaisissa kokousmuistioissa, osa useiden viestiketjujen mittaisissa sähköposteissa ja osa tehtävistä erilaisissa tehtävänhallintalistoissa tai -ohjelmistoissa).
Haastavinta tässä kaikessa on se, ettei näillä eri järjestelmällä ole välttämättä mitään rajapintaa tai linkitystä toistensa kanssa.
Parempi ja keskitetympi tiedonhallinta
Ratkaisuna haasteeseen on yksinkertaisesti parempi, keskitetympi ja kontrolloidumpi tiedonhallinta. Tarvitaan parempia työkaluja, kuten rakennushankkeen tiedonhallinta-alustaa. Rakennushankkeen tiedonhallinta-alustalla (= common data environment = CDE) tarkoitetaan rakennusprojektin keskitettyä tietopankkia, joka on käytännössä jonkinlainen internet-yhteyden välityksellä toimiva web-selainpohjainen pilvipalvelu / tietokoneohjelmisto. Tässä alustassa muun muassa tallennetaan ja jaetaan hankkeen tiedostoja sekä käsitellään hankkeeseen liittyviä tietoja, kuten tehtäviä, aikataulua ja kustannuksia.
Eri tiedonhallinta-alustat (esim. Autodesk Construction Cloud, Dalux Box tmv.) mahdollistavat muun muassa sen, että suunnittelutiedostojen hallinnointi, niiden katselu, kommentointi ja suunnittelutehtävien hallinta tapahtuu kaikki samassa ja yhdessä alustassa. Näissä alustoissa rakennushankkeen tilaaja voi esimerkiksi katsella ja kommentoida hankkeen tietomalleja tarvitsematta erillistä tietomalliohjelmistoa. Näin ollen mitä vähemmän eri tietojärjestelmiä ja rajapintoja on, sitä tehokkaampaa, nopeampaa ja läpinäkyvämpää hankkeen hallinta on.
Tiedonhallinta-alustan hyödyt
Tyypillisimmät ja konkreettisimmat hyödyt tiedonhallinta-alustan käytöstä ovat:
- hankkeen suunnitelmatiedostojen läpikäymiseen kuluu vähemmän aikaa, koska erillisiä katseluohjelmistoja ei enää tarvita niin paljoa,
- suunnittelijoilta kuluu vähemmän aikaa suunnitelmien ”pankittamiseen”, koska suunnittelutiedostot voidaan synkronoida suoraan tiedonhallinta-alustaan,
- hankkeen eri suunnittelutehtävät ja suunnitelmien kommentit ovat kiinteästi linkitetty hankkeen suunnitelmiin,
- joitakin tiedostoja (esim. Word- ja Excel-tiedostoja) voidaan muokata suoraan tiedonhallinta-alustassa usean eri henkilön toimesta samanaikaisesti,
- ns. hybridimallin (eli tietomallit ja piirustukset samassa näkymässä) katselu.
Mitä isompi ja monimutkaisempi rakennushanke on kyseessä, sitä suurempaan rooliin tiedonhallinta-alusta nousee. Esimerkiksi VDC-ajatusmallia (Virtual Design and Construction) tai ISO 19650 standardia noudattavan kompleksisen rakennushankkeen tehokas hallinta on siis käytännössä mahdotonta ilman keskitetympää tiedonhallinta-alustaa, jossa edes osa näistä aiemmin hajallaan olevista tietolähteistä ja -järjestelmistä on niputettu yhteen paikkaan. Jo rakennushankkeen suunnittelun alussa perustetun tiedonhallinta-alustan iso etu on siinä, ettei tietoa häviä seuraavaan hankevaiheeseen (kuten esim. rakennus- tai kiinteistön ylläpitovaiheeseen) siirryttäessä.
Me Rambollissa tunnistamme tiedonhallinta-alustojen potentiaalin ja pystymme avustamaan oikeiden työkalujen löytämisessä, käyttöönotossa ja kouluttamisessa yksittäisen yrityksen tai yksittäisen hankkeen henkilökunnalle. Monesti oikean alustan valinta riippuu yrityksen nykyisten / jo hankkeessa mukana olevan tahojen nykyisistä työkaluista sekä ongelmista, joita tiedonhallinta-alustalla halutaan ratkaista.
Kuva 1 alla: esimerkkikuva perinteisen hankkeen tiedonhallintajärjestelmien rajapinnoista verrattuna keskitetyn tiedonhallinta-alustan käyttöön. CDE-järjestelmässä on paljon vähemmän eri rajapintoja ja hankkeen kokonaistilanteen hahmottaa nopeammin, koska tietoa ei joudu hakemaan monesta eri sijainnista
Kuva 2 alla: esimerkkikuva tiedonhallinta-alustan tehtävätyökalusta. Alustan käyttäjä voi samanaikaisesti yhdessä näkymässä katsella tietomallia ja pohjapiirustusta rinnakkain sekä luoda 3D-näkymään kiinnitettäviä kommentteja, joista delegoituu tehtäviä hankkeen suunnittelijoille.
Mikäli tiedonhallinta-alustojen kokonaisuus kiinnostaa sinua syvällisemmin, asiantuntijamme esittelivät tiedonhallinta-alustoista löytyvien tehtävänhallintatyökalujen mahdollisuuksia ja hyötyjä avoimessa asiakaswebinaarissamme. Voit katsoa webinaarinauhoitteen alta.
