Mikään tila ei ole niin kallista kuin tyhjä tila. Ennen pandemiaa toimitilojen keskimääräiset käyttöasteet olivat monessa yrityksessä vain 50 prosentin paikkeilla. Pandemian jälkeen tilanne voi olla karumpi. Työskentelykulttuurimme on muuttunut, ja tulevaisuuden toimitiloissa haetaan uutta tasapainoa fyysisen, sosiaalisen ja etätyön välillä.
Lue muutama vinkki, joilla saat tilat tehokkaaseen käyttöön koronan jälkeen.
1. Kysy palautetta suoraan käyttäjiltä
Muuttuneessa tilanteessa on tärkeää uskaltaa kysyä suoraan käyttäjiltä, ovatko he tyytyväisiä olemassa oleviin tiloihin. Hiljainen tyytymättömyys on aina suurempi riski kuin suora palaute. Käyttäjiä kuuntelemalla on helpompi analysoida, mistä neliöistä voidaan luopua ja mitä uutta tiloihin tarvitaan.
Paljon on tehtävissä myös kevyillä toimenpiteillä, kuten tilojen uudelleen järjestelyllä tai panostamalla hyvään työergonomiaan. Etävuoden aikana ruokapöytiin, saunanlauteisiin ja koviin tuoleihin parkkiintuneet kehot arvostavat oikeanlaista työasentoa ja äänieristettyjä tiloja. Käyttäjäkyselyt ja tila-analyysit kertovat, miten tiloja kannattaa muokata käyttäjäystävällisesti.
2. Muokkaa olemassa olevia tiloja uuden työkulttuurin ehdoilla
Käyttäjätyytyväisyyden kannalta tilojen toiminnallisuus on neliöitä tärkeämpää, ja tilaoptimointi tulee yleensä halvemmaksi kuin uusien työntekijöiden tai vuokralaisten etsintä. Pandemian jälkeiseen arkeen ei kannata suunnitella liian suuria muutoksia, jotka vaikuttavat esimerkiksi tuttuun työmatkaan. Siksi olemassa olevien tilojen muokkaaminen toimivammiksi on monesti työntekijöille muuttoa mieluisampi vaihtoehto.
Toimistoissa kaivataan inhimillisen kokoisia tiloja, jotka mahdollistavat sattumanvaraiset ja luontevat kohtaamiset. Pitkään kestänyt etätyö on saanut monet huomaamaan, miten suuri inspiroiva vaikutus on kollegoiden tapaamisella ja spontaaneilla keskusteluilla. Myös eri tavoin varusteltuja vetäytymistiloja tarvitaan, koska virtuaalisuus on tullut jäädäkseen. Ihmiset haluavat toimistollakin syventyä työhönsä tai keskittyä rauhassa etäkokoukseen tai Teams-työpajaan.
3. Lisää vaihtoehtoja pääkonttorin rinnalle
Moni etätyöhön sopeutunut tietotyöläinen ei halua palata päivittäin ruuhkaiseen työmatkaliikenteeseen. Lyhyiden työmatkojen arvostus nousee, ja ihmiset haluavat työskennellä lähempänä kotia, kesämökkiä tai kakkosasuntoa. Työn monipaikkaisuuden lisääntyessä pääkonttorin rinnalle kannattaakin harkita pieniä ja joustavia hybridi- ja satelliittitoimistoja.
4. Paranna tilojen yhteiskäyttöä
Monia toimitiloja on pandemian jälkeen järkevä optimoida pienemmiksi. Jokaiselle työntekijälle ei tarvita omaa työpistettä, vaan työtilojen yhteiskäyttöä kannattaa lisätä. Useimmille yrityksille riittää, että paikan päälle mahtuu 50–70 prosenttia henkilökunnasta. Pääasia on, että työtä voi tehdä monipaikkaisesti: kotona, co-working tilassa, asiakkaan luona, mökillä tai vaikkapa junassa.
Oikea mitoitus selviää tila-analyysin avulla, joka huomioi minimi- ja maksimikäyttöasteet. Tilojen hallintaan on saatavilla myös useita virtuaalisovelluksia, joiden avulla työntekijä voi tarkastella jo kotona, paljonko väkeä on toimistolla, onko tietty tila vapaana tai varata työpisteen haluamansa kollegan läheltä. Käyttäjämäärien reaaliaikainen seuranta lisää myös pandemiaturvallisuutta.
5. Panosta tilojen muuntojoustavuuteen
Korona opetti, että tilanteet voivat muuttua maailmanlaajuisesti hyvin nopeasti. Tulevaisuudessa saatamme kohdata muitakin pandemioita, ja myös jokavuotiset flunssakaudet tulevat olemaan jatkossakin osa arkeamme. Tilojen muuntojoustavuus on entistä tärkeämpää.
Tilasuunnittelulla varmistetaan, että tilat muuntuvat nopeasti ja ohjaavat käyttäjiä tilanteissa, joissa tarvitaan esimerkiksi lisää etäisyyttä. Muuntojoustava tila-ajattelu perustuu siihen, että muutokset onnistuvat ketterästi organisaation tarpeiden mukaan. Etukäteen voidaan laatia virusturvallisuuden mukaiset työtilojen harventamis- ja jakamissuunnitelmat, esimerkiksi siirreltävillä kalusteilla. Myös kulkuvirtojen optimoinnin avulla voidaan lisätä tai vähentää ihmisten kohtaamista.
6. Kehitä tilojen käyttäjäkokemusta
Tärkein asia pandemian jälkeen on luoda toimitiloista houkuttelevat niin omalle henkilökunnalle kuin asiakkaille. Tilojen toiminnallisuus, visuaalinen ilme ja toimivat pelisäännöt ratkaisevat, miten hyvin työpaikalla viihdytään, ja se korreloi myös sairauspoissaoloihin. Toimiston houkuttelevuutta voidaan parantaa esimerkiksi kiinteistötiedon älykkäällä hallinnalla, kuten olosuhdeseurannalla. Työhyvinvointia lisää, kun työntekijät voivat itse vaikuttaa työolosuhteisiin.
Tilakonseptoinnilla kehitetään myös asiakaskokemusta, joka alkaa asiakkaan saapuessa toimitiloihin. Jos asiakas ei löydä parkkipaikkaa tai saa hyvää palvelua vastaanottopisteellä, yritysmielikuva vahvistuu negatiivisesti. Asiakaspolun konseptoinnilla varmistetaan, että toimitilakierros vahvistaa positiivista kokemusta yrityksen toiminnasta ja tarjonnasta. Se myös suojaa tilat ulkopuolisten liikkumiselta.
Terveysturvallinen ja muuntojoustava tilasuunnittelu on hyödyllinen jokaisen yrityksen tavallisessa arjessa!
Rambollin tilaoptimoinnin palvelut
- MÄÄRITTELY
Tilakartoitukset ja läsnäolomitoitukset, käyttöasteen analysointi, haastattelut, tilankäyttösovitukset ja soveltuvuusanalysointi, käyttäjä- ja vuorovaikutuskyselyt, rakenteelliset ja tekniset selvitykset - KONSEPTOINTI
Tilakonseptointi, asiakaspolun luominen, käyttäjäkokemuksen kehittäminen, tilaratkaisujen yhdenmukaistaminen, tilamanuaalien rakentaminen, osallistavat käyttäjätyöpajat - TILASUUNNITTELU
Tarveselvitys, hanke-, ehdotus-, yleis- ja toteutussuunnittelu, tilatehokkuuteen perustuva optimointi, osallistava suunnittelu, 3D- ja tietomallinnus, havainnekuvat - TOTEUTUS JA KÄYTTÖÖNOTTO
Tilamuutosten toteutus, kilpailutukset, väistömuuttojen suunnittelu, ohjaus ja valvonta - JATKOSEURANTA
Jatkoseuranta, käyttöönoton tuki, arviointi ja jatkokehitys